מודול משימות והתראות של מערכת LeadManager מאפשר לכם להוסיף משימות ללידים ומשימות כלליות, לקבל התראות על מועד ביצוע המשימה, ועוד.
איך מגיעים למסך המשימות?
מודול משימות והתראות מיוצג בממשק המערכת על ידי אייקון של פעמון. האייקון ממוקם בראש המסך מצד שמאל, לצד אייקון ההגדרות. על מנת להגיע למסך המשימות, הקליקו על סמל הפעמון:
דרך נוספת להגיע למסך "משימות" היא להקליק על התפריט הראשי הממוקם מימין לטבלת הלידים, מתחת ללוגו של LeadManager, וברשימה הנפתחת לבחור ב"משימות":
סוגי משימות
קיימים שני סוגים של משימות:
- משימה כללית שאינה משוייכת לליד.
- משימה המשוייכת לליד מסויים.
ניתן לראות, כי בטבלת המשימות במסך המשימות, בשורת משימה אשר משוייכת לליד, מצויין מספר הליד תחת עמודת #ליד. עבור משימות כלליות אשר אינן משוייכות לליד, התא בעמודת #ליד יהיה ריק:
סינון משימות
במסך המשימות תוכלו לצפות במשימות השייכות לחשבון, ולעשות שימוש במסננים הבאים (תפריט הסינון ממוקם מימין לטבלה):
- מועד לביצוע
סינון משימות לפי "כל התקופה" / "היום" / "מחר" / "השבוע" / "החודש" / "חודש הבא", או לפי תאריכים ספציפיים. - משתמש מטפל (מסנן למנהלים)
משתמש מסוג מנהל יכול לסנן משימות לפי הערך "משתמש מטפל". ניתן לבחור משתמש מהרשימה הנפתחת, ולצפות במשימות אשר משתמש זה הוגדר בהן כמשתמש מטפל. - סטטוסים
סינון משימות לפי סטטוס המשימה, כאשר האופציות הינן: "פתוח" / "מחכה לביצוע" / "בוצע" / "באשפה". - עדיפות
סינון משימות לפי עדיפות "גבוהה" / "רגילה" / "נמוכה". - משתמשים
סינון משימות לפי משתמשים מטפלים או יוצרים: "כל המשימות" / "אני יוצר או מטפל" / "יצרתי לאחרים" / "לטיפולי" / "אני יוצר" / אחרים יצרו עבורי" / "צוות מכירות" / "צוות מטייבים" / "אני לא יוצר ולא מטפל".
הוספת משימה חדשה
עבור כל משימה, בין אם היא משימה כללית ובין אם היא משימה המשוייכת לליד, מוגדרים הערכים הבאים:
- תיאור – שדה טקסט למילוי תיאור המשימה והערות רלוונטיות עבור המשימה.
- משתמש יוצר – שדה (שאינו לעריכה) המציג את שם המשתמש של יוצר המשימה.
- משתמש מטפל – המשתמש המוגדר לטיפול במשימה. זהו שדה בחירה מרובה, ולכן ניתן להגדיר בו יותר ממשתמש מטפל אחד עבור המשימה. הקלקה על החץ בקצהו השמאלי של השדה תפתח את אפשרויות הבחירה.
- עדיפות – ניתן לסמן משימות כבעלות עדיפות גבוהה, רגילה או נמוכה. בתפריט הצד הימני קיים המסנן "עדיפות", בו תוכלו לסנן את תצוגת המשימות בהתאם, לפי עדיפות גבוהה, רגילה או נמוכה.
- מועד לביצוע – ברירת המחדל עבור שדה זה הינה: יום – "היום", שעה – "עכשיו". הקלקה על החץ בקצהו השמאלי של השדה תפתח תאריכון, בו ניתן לבחור את היום והשעה הרצויים לביצוע המשימה.
- הזכר לי באמצעות סמס או אימייל* – ניתן לבחור בקבלת התראה שתתקבל לפני או בזמן שהגיע מועד ביצוע המשימה. ההתראה תתקבל אצל המשתמש (או המשתמשים) שהוגדר כמטפל במשימה זו.
דוגמה: הזכר לי באמצעות סמס או אימייל
התראות למשימות נשלחות למשתמש המטפל במשימה מיד עם הגיע מועד ביצוע המשימה, או לפניו.
מודול התראות למשימות כולל את השדות הבאים:
- בחירת האמצעי לשליחת ההתראה: סמס או אימייל, או שניהם.
- הקלדת מספר
- בחירת "דקות / שעות / ימים / שבועות" לפני מועד ביצוע המשימה
בדוגמה זו ניתן לראות בחירת התראה באמצעות אימייל, בעת עריכת משימה המשוייכת לליד. ההתראה תופעל דקה 1 לפני מועד ביצוע המשימה:
*חשוב לדעת:
כדי לשלוח סמס יש לוודא כי:
- קיים מודול סמסים מופעל בחשבון, וכן יתרת סמסים זמינה בחשבון.
- האפשרות לשלוח סמס מופעלת ברמת חשבון. יש ללכת להגדרות > דיוור > סמס > סימון צ'קבוקס "הפעל".
- האפשרות לשליחת תזכורות באמצעות סמס מופעלת. יש ללכת להגדרות > משימות והתראות > אפשר למשתמשים לשלוח תזכורות למשימות בסמס.
- כדי לשלוח סמס התראה על משימה למשתמש מטפל, צריך להיות מוגדר עבורו מספר טלפון תקין. ניתן להגדיר מס' טלפון למשתמש במסך המשתמשים > בחירת המשתמש המטפל במשימה > דיוור > לסמן את השדה "קבלת סמס" > למלא את השדה "טלפון לקבלת סמס" במספר טלפון תקין, מספרים בלבד, ללא רווחים, ללא תווים מפרידים.
כדי לשלוח אימייל, יש לוודא כי:
- האפשרות לשליחת תזכורות באמצעות אימייל מופעלת. יש ללכת להגדרות > משימות והתראות > אפשר למשתמשים לשלוח תזכורות למשימות באימייל.
- כדי לשלוח אימייל התראה על משימה למשתמש מטפל, צריכה להיות מוגדרת עבורו כתובת דוא"ל תקינה, ואת הגדרתה ניתן למצוא בבמסך המשתמשים > בחירת המשתמש המטפל במשימה > דיוור > כתובת דוא"ל לקבלת לידים.
הוספת משימה לליד
על מנת להוסיף משימה לליד מסויים:
- אתרו את הליד במסך הלידים והקליקו על השורה.
- בחלונית פרטי הליד שנפתחה, הקליקו על לשונית "משימות".
- הקליקו על סמל ה-
להוספת משימה. - בחלונית "הוסף משימה" שנפתחה, מלאו את תיאור המשימה, בחרו משתמש מטפל או משתמשים מטפלים, בחרו עדיפות, מועד לביצוע, ותזכורת לביצוע (אופציונאלי) באמצעות סמס או אימייל.
- הקליקו על "שמור".
תצוגת משימה המשוייכת לליד
לאחר הוספת המשימה תוכלו לראות אותה בפרטי הליד תחת לשונית "משימות":
תצוגת מספר הליד
ניתן לצפות במסך המשימות, במספר הליד אליו משוייכת המשימה:
מספר הליד יופיע גם בחלונית פרטי המשימה הנפתחת כאשר עורכים את המשימה. על מנת להגיע לליד אליו המשימה משוייכת ניתן להקליק על סמל ה- 
שלצד מספר הליד:
טאב הדפדפן החדש שייפתח לאחר הקלקה על האייקון שלצד הליד, יציג סינון לפי מס' הליד ולפי התקופה: "כל התקופה":
עריכת פרטי משימה
על מנת לערוך פרטי משימה במסך המשימות:
- יש לסמן את המשימה באמצעות הקלקה על שורת המשימה
- יש להקליק על סמל עיפרון העריכה.
במידה והמשימה משוייכת לליד, ניתן לערוך אותה גם בתוך לשונית "משימות" בחלונית פרטי הליד שנתפתחת לאחר הקלקה על שורת הליד:
כעת יש להקליק על שורת המשימה הרצויה. בחלונית המשימה שתיפתח יש לעדכן את הפרטים שרוצים ולקליק על "שמור":
איך נדע כי מועד המשימה הגיע?
כאשר מועד הביצוע של המשימה מגיע, נוצרים חיוויים ויזואליים על גבי המסך במערכת:
- צבע אייקון הפעמון משתנה לכתום, ולצידו מופיע מספר המשימות אשר מועד ביצוען עבר.
- חלון התראה מופיע על גבי מסך המערכת, ובו מידע על מס' המשימות הממתינות לביצוע, ועל מס' המשימות החדשות שהוגדרו עבור המשתמש.
סימון משימה כ"בוצעה"
על מנת לסמן משימה כ"בוצעה" במסך המשימות:
- בתוך מסך המשימות, יש להקליק בתוך תיבת הסימון לצד המשימה הרצויה.
- יש להקליק על סמל ה-
הממוקם מעל רשימת המשימות. שימו לב: הסמל מופיע רק כאשר מסמנים משימה ע"י תיבת הסימון.
על מנת לסמן משימה כ"בוצעה" בחלונית פרטי הליד:
- בתוך חלונית פרטי הליד, בלשונית "משימות", יש להקליק בתוך תיבת הסימון לצד המשימה הרצויה.
- יש להקליק על סמל ה- הממוקם מעל רשימת המשימות. שימו לב: הסמל מופיע רק כאשר מסמנים משימה ע"י תיבת הסימון.
לאחר סימון משימה כ"בוצעה" ניתן לראותה תחת סינון סטטוסים ובחירה במסנן "בוצע":
מחיקת משימה
על מנת למחוק משימה במסך המשימות:
- בתוך מסך המשימות, יש להקליק בתוך תיבת הסימון הממוקמת מימין למשימה הרצויה.
- לאחר מכן יש להקליק על על סמל ה-
הממוקם מעל רשימת המשימות. שימו לב: הסמל מופיע רק כאשר מסמנים משימה ע"י תיבת הסימון.
על מנת למחוק משימה בחלונית פרטי הליד:
- בלשונית "משימות" בחלונית פרטי הליד, יש להקליק בתוך תיבת הסימון לצד המשימה הרצוי.
- לאחר מכן יש להקליק על על סמל ה- הממוקם מעל רשימת המשימות. שימו לב: הסמל מופיע רק כאשר מסמנים משימה ע"י תיבת הסימון.
לאחר מחיקת המשימה, ניתן לראותה תחת המסנן "באשפה", במסנן הסטטוסים:
שחזור משימה מתוך האשפה
על מנת לשחזר משימה:
- עברו למסך המשימות > מסנן סטטוסים > מסנן "באשפה".
- הקליקו בתיבת הסימון שלצד המשימה המחוקה.
- הקליקו על סמל ה-
שמעל רשימת המשימות. שימו לב: הסמל מופיע רק כאשר מסמנים משימה ע"י תיבת הסימון.
לאחר השחזור המשימה תחזור למקומה במסך המשימות, וכן בלשונית המשימות בפרטי הליד (אם הייתה משוייכת לליד).
עשו שימוש במודול המשימות וההתראות, שפרו את יעילות העסק והגדילו את הרווחיות שלכם!
לכל שאלה אל תהססו לפנות אלינו.
בברכה,
צוות התמיכה של מערכת LeadManager
